Správa dokumentů

Správa dokumentů (Dokument management system) je integrovanou součástí systémů SAP S/4HANA, která umožňuje propojit dokument s libovolným objektem v SAP, přičemž poskytuje nástroje pro životní cyklus dokumentu, klasifikaci, vyhledávání a správu přístupu.

Prakticky každá naše implementace informačního systému SAP využívá funkcionalitu správy dokumentů. 

Komponenta SAP DMS poskytuje všechny základní vlastnosti očekávané od klasických systémů pro správu dokumentů:

• Vytvoření, úprava a ukládání dokumentů
• Verzování dokumentů a sledování historie změn
• Vytváření vazeb mezi dokumenty, podpora hierarchických struktur dokumentů
• Klasifikace dokumentů (uživatelské atributy klasifikace), třídění a vyhledávání
• Řízený přístup k dokumentům podle oprávnění SAP
• Ukládání dokumentůl na dedikovaném úložišti (Content server)

Kromě výše uvedených funkcí poskytuje SAP DMS navíc rozšiřující funkce, které využívají nativní integraci v systému S/4HANA:

• Vytváření vazeb na ostatní objekty v SAP S/4HANA
• Řízení stavu dokumentů - statusy s možností definování stavové sítě a definování vlastností statusů
• Rozšířené možnosti verzování (verze, revize, změnové řízení)
• Jazykové varianty dokumentů
• Možnost vytváření šablon souborů
• Podpora archivace
• Napojení na workflow

Systém správy dokumentů je integrovaný s dalšími aplikacemi, například SAP ECTR (SAP Engineering Control Center), která slouží pro napojení autorských CAD aplikací do SAP DMS.